Rechnung vom Handwerker prüfen und Fehler richtig reklamieren

Was muss auf einer Handwerkerrechnung stehen?

Auf einer Handwerkerrechnung müssen die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) stehen. Das klingt nach Bürokratie, nützt aber vor allem Ihnen: Nur eine vollständige Rechnung lässt sich prüfen, beim Finanzamt einreichen und im Streitfall als Beleg verwenden.

Bei Beträgen über 250 Euro brutto gehören diese Angaben auf die Rechnung:

• Name und Anschrift des Betriebs und von Ihnen als Kunde
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Betriebs
• Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art des Materials sowie Umfang und Art der Arbeiten
• der Zeitpunkt der Leistung
• das Entgelt nach Steuersätzen sowie vorab vereinbarte Rabatte oder Skonti
• Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis, warum keine Umsatzsteuer anfällt
• bei Arbeiten an Haus, Wohnung oder Grundstück ein Hinweis auf Ihre Aufbewahrungspflicht

Für solche Arbeiten muss der Betrieb die Rechnung zudem innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Was gilt bei Kleinbetragsrechnungen?

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen weniger Angaben (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung): Name und Anschrift des Betriebs, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Gesamtbetrag und Steuersatz. Ihr Name, eine Rechnungsnummer und die Steuernummer dürfen dann fehlen – für die kleine Reparatur zwischendurch ist das völlig in Ordnung. Für den Steuerbonus sollte der Lohnanteil aber auch hier erkennbar sein.

Wie konkret muss die Leistungsbeschreibung sein?

Die Leistungsbeschreibung muss so konkret sein, dass Sie und das Finanzamt nachvollziehen können, welche Arbeiten tatsächlich erledigt wurden. Ein Sammelbegriff wie „Handwerkerleistungen“ reicht dafür in der Regel nicht aus. Eine Angabe wie „Austausch des Siphons unter der Küchenspüle inklusive Abdichtung“ ist dagegen ausreichend. Ideal ist es, wenn sich jede Tätigkeit einer Position im Angebot zuordnen lässt. Verweist die Rechnung auf Anlagen wie Stundennachweise oder ein Leistungsverzeichnis, ist das zulässig, solange der Verweis eindeutig ist.

Worauf sollten Sie bei Stundenzetteln und Materialpositionen achten?

• Bei Stunden und Material kommt es darauf an, dass die Angaben nachprüfbar sind. Unterschreiben Sie Stundenzettel vor Ort deshalb nur, wenn die Zeiten stimmen, und behalten Sie eine Kopie als Vergleichsgrundlage.
• Materialpositionen sollten konkret bezeichnet und mit Mengenangabe aufgeführt sein, etwa in Stück oder laufenden Metern.
• Bei Sammelposten wie „Sonstiges Material“ dürfen Sie ruhig nachfragen, was sich dahinter verbirgt.

Lohnanteil auf der Handwerkerrechnung: Darum ist er so wichtig

Der Lohnanteil auf der Handwerkerrechnung ist die Grundlage für den Steuerbonus für Handwerkerleistungen, denn begünstigt sind nur die Arbeitskosten, nicht das Material. Das Finanzamt erkennt den Bonus deshalb nur an, wenn Arbeits-, Fahrt-, Maschinen- und Entsorgungskosten gesondert ausgewiesen sind oder sich eindeutig herausrechnen lassen, etwa über eine prozentuale Angabe. Selbst schätzen dürfen Sie den Anteil nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht – ob das so bleibt, klärt derzeit der Bundesfinanzhof (Az. VIII R 11/26).

Muss der Handwerker den Lohnanteil ausweisen?

Ein Gesetz, das dies ausdrücklich vorschreibt, gibt es nicht. Allerdings haben Amtsgerichte entschieden, dass Kunden eine Rechnung mit ausgewiesenen Lohnkosten verlangen und bis dahin die Zahlung zurückhalten dürfen – etwa das Amtsgericht Braunschweig 2019 (Az. 115 C 2845/18) und das Amtsgericht Mülheim an der Ruhr 2015 (Az. 12 C 1124/14). Es handelt sich zwar um Einzelfallentscheidungen, ein gutes Argument sind sie trotzdem.

Fehlt der Lohnanteil, bitten Sie den Betrieb deshalb schriftlich um eine korrigierte Rechnung. Begründen Sie das damit, dass Sie die Kosten nach § 35a Einkommensteuergesetz (EStG) steuerlich geltend machen möchten, und setzen Sie eine Frist von etwa zwei Wochen.

Handwerkerrechnung zu hoch? Rechnung und Angebot abgleichen

Magnific

Ist die Handwerkerrechnung zu hoch, legen Sie zuerst das Angebot daneben und vergleichen Position für Position. Erst so zeigt sich, ob tatsächlich ein Fehler vorliegt. Achten Sie dabei vor allem auf diese Punkte:

• Mengen: Stimmen Stückzahlen oder Quadratmeter mit dem überein, was tatsächlich verbaut wurde?
• Einheitspreise: Entsprechen Stundensätze und Materialpreise dem Angebot? Vereinbarte Preise darf der Betrieb nicht nachträglich anheben.
• Stunden: Passen die abgerechneten Stunden zu Ihren Notizen oder den Stundenzetteln – und zu dem, wer gearbeitet hat? Für Meister, Gesellen und Auszubildende gelten oft unterschiedliche Sätze.
• Zusatzarbeiten: Tauchen Leistungen auf, die nie besprochen wurden?

Ein vereinbarter Festpreis ist bindend, sofern Sie keine zusätzlichen Arbeiten in Auftrag gegeben haben. Ein Kostenvoranschlag ist dagegen in der Regel nur eine unverbindliche Schätzung. Zeichnet sich jedoch eine wesentliche Überschreitung ab, muss der Handwerker Sie unverzüglich informieren.

Typische Streitpunkte auf der Handwerkerrechnung

Kommt es zum Streit, geht es erstaunlich oft um dieselben Posten:

• Bei der Anfahrt darf der Betrieb nur so abrechnen, wie es vereinbart wurde, etwa pauschal oder nach Kilometern. Ohne Absprache steht ihm nur das Übliche zu. Rechnet er in Zeittakten ab, zum Beispiel pro angefangener Viertelstunde, sollte auch das vereinbart sein, denn aufgerundete Takte summieren sich schnell.
• Pauschalen für Kleinmaterial wie Schrauben und Dübel sind zwar verbreitet, sollten aber zum Umfang des Auftrags passen. Hat der Handwerker ungefragt Zusatzarbeiten erledigt, müssen Sie diese nicht ohne Weiteres bezahlen.

Muss ich eine hohe Rechnung bezahlen, wenn kein Preis vereinbart war?

Grundsätzlich ja, denn ohne Preisabsprache ist eine hohe Rechnung nicht automatisch unzulässig. Dann gilt nach § 632 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) die übliche Vergütung als vereinbart, also das, was in Ihrer Region für vergleichbare Arbeiten verlangt wird. Ob ein Preis ortsüblich ist, kann im Streitfall ein Sachverständiger beurteilen, den etwa die Handwerkskammer benennt.

Eine klare Grenze zieht das Gesetz beim Wucher: Liegt der Preis etwa beim Doppelten des Üblichen und hat der Betrieb eine Zwangslage oder Unerfahrenheit ausgenutzt, ist der Vertrag nichtig (§ 138 BGB). Das betrifft häufig Notdienste wie Schlüsseldienste. Zahlen Sie dann nur den ortsüblichen Betrag und lassen Sie sich von der Verbraucherzentrale beraten.

Rechnungsfehler reklamieren – so gehen Sie vor

Magnific

Rechnungsfehler reklamieren Sie am besten schriftlich und konkret: Nennen Sie Rechnungsnummer, jede strittige Position und Ihren Einwand, und fordern Sie mit Frist eine korrigierte Rechnung an. Den unstrittigen Teil sollten Sie dagegen zügig überweisen. Das zeigt guten Willen und nimmt dem Konflikt die Schärfe.

Wann gerate ich in Zahlungsverzug?

Ohne Mahnung kommen Sie als Verbraucher spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, allerdings nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Fehlt dieser Hinweis, braucht es in der Regel erst eine Mahnung.

Wer hilft bei Streit?

Kommen Sie mit dem Betrieb nicht weiter, beraten die Verbraucherzentralen. Die Handwerkskammern unterhalten Schlichtungsstellen und benennen Sachverständige.

Handwerkerrechnungen richtig bezahlen und aufbewahren

Magnific

Darf ich eine Handwerkerrechnung bar bezahlen?

Ja, eine Handwerkerrechnung bar zu bezahlen ist nicht verboten. Sie verlieren damit aber den Steuerbonus komplett, weil das Finanzamt bar bezahlte Arbeitskosten nicht anerkennt. Lassen Sie sich in diesem Fall unbedingt eine Quittung geben.

Verabreden Sie dagegen, bar und ohne Rechnung zu zahlen, um die Umsatzsteuer zu sparen, ist das Schwarzarbeit. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) ist ein solcher Vertrag nichtig (§ 134 BGB). Die Folgen treffen vor allem Sie: Pfuscht der Handwerker, haben Sie keinerlei Mängelansprüche, und bereits gezahltes Geld bekommen Sie auch nicht zurück.

Wie lange muss ich Handwerkerrechnungen aufbewahren?

Als Privatperson müssen Sie Handwerkerrechnungen für Arbeiten an Haus, Wohnung oder Grundstück zwei Jahre lang aufbewahren. Diese Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen ergibt sich aus § 14b Abs. 1 UStG. Aufzuheben ist die Rechnung, ein Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage – am einfachsten legen Sie Rechnung und Kontoauszug zusammen ab. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde: Eine Rechnung vom Mai 2026 heben Sie also bis Ende 2028 auf.

Oft ist es allerdings klug, Rechnungen länger aufzubewahren. Denn Ansprüche wegen Mängeln an einem Bauwerk, etwa nach einer Dachsanierung, verjähren erst fünf Jahre nach der Abnahme (§ 634a BGB) – und ohne Rechnung fehlt Ihnen der Beleg. Ein gut lesbarer Scan oder das PDF aus der E-Mail genügt dafür in der Regel.

Rechnung vom Handwerker steuerlich absetzen

Damit Sie die Rechnung vom Handwerker steuerlich nutzen können, müssen drei Dinge zusammenkommen:

1. Die Arbeiten betreffen Ihren Haushalt,
2. die Rechnung weist die Arbeitskosten gesondert aus, und
3. das Geld ist unbar auf das Konto des Betriebs geflossen. Rechnung und unbare Zahlung schreibt § 35a Abs. 5 EStG ausdrücklich vor.

Steuerlich begünstigt sind Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsarbeiten in Ihrem Haushalt, nicht aber Arbeiten an einem Neubau oder öffentlich geförderte Maßnahmen. Wie Sie den Bonus berechnen und in der Steuererklärung angeben, lesen Sie in diesem Ratgeber der Wüstenrot Bausparkasse: Handwerkerrechnung von der Steuer absetzen »

Übrigens: Auch Mieter profitieren, wenn sie selbst einen Handwerker beauftragen oder über die Nebenkostenabrechnung. Hier erfahren Sie, wie Sie Nebenkosten als Mieter von der Steuer absetzen können »

Fazit: So prüfen Sie die Rechnung vom Handwerker richtig

• Prüfen Sie jede Rechnung vom Handwerker vor dem Bezahlen auf die Pflichtangaben und einen gesondert ausgewiesenen Lohnanteil – fehlt er, können Sie eine korrigierte Rechnung anfordern.
• Ist die Handwerkerrechnung zu hoch, gleichen Sie sie Position für Position mit dem Angebot ab, reklamieren Fehler schriftlich und überweisen den unstrittigen Teil.
• Zahlen Sie per Überweisung, denn nur so sichern Sie sich den Steuerbonus – wer dagegen „ohne Rechnung“ vereinbart, verliert sogar sämtliche Mängelansprüche.
• Heben Sie Rechnung und Zahlungsbeleg mindestens zwei Jahre auf, bei Arbeiten an der Bausubstanz besser fünf Jahre nach der Abnahme.

Rechtlicher Hinweis

Die Inhalte dieses Artikels dienen ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Energieberatung. Gesetze, Verordnungen und Förderprogramme können sich ändern. Für Ihre persönliche Situation empfehlen wir, einen zugelassenen Rechtsanwalt, einen Steuerberater sowie einen zertifizierten Energieberater hinzuzuziehen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die für Sie geltenden Pflichten, Fristen und Fördermöglichkeiten korrekt ermittelt und eingehalten werden. Die Redaktion von Mein EigenHeim übernimmt keine Haftung für die Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen.