Nebenkostenabrechnung prüfen: Welche Kosten müssen Mieter wirklich zahlen?
Kosten im Check
Welche Kosten darf der Vermieter auf die Mieter umlegen, welche nicht? Wo liegen Nebenkostenabrechnungen häufig falsch? Prüfen Sie mit unserer Checkliste, ob Ihre Nebenkostenabrechnung wirklich korrekt ist.
Gerade bei hohen Nachzahlungen lohnt sich ein genauer Blick. Denn nicht jede Ausgabe des Vermieters darf als Betriebskosten auf die Mieter verteilt werden. Außerdem haben sich in den vergangenen Jahren einige Regeln geändert – etwa bei den CO₂-Kosten und beim Kabelfernsehen.
Das erfahren Sie in diesem Artikel:
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Mit der Nebenkosten- oder Betriebskostenabrechnung rechnet der Vermieter die laufenden Kosten einer Mietwohnung beziehungsweise eines Mietshauses ab. Dazu zählen beispielsweise Ausgaben für Heizung und Warmwasser, Müllentsorgung, Gartenpflege, Gebäudereinigung oder bestimmte Versicherungen. Voraussetzung ist, dass die Übernahme der Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart wurde.
Zahlen Mieter monatliche Betriebskostenvorauszahlungen, muss der Vermieter darüber jährlich abrechnen. Waren die Vorauszahlungen höher als die tatsächlichen Kosten, entsteht ein Guthaben. Waren sie zu niedrig, kann eine Nachzahlung fällig werden.
Davon zu unterscheiden ist eine Betriebskostenpauschale. Bei ihr wird grundsätzlich nicht jährlich über die tatsächlich entstandenen Kosten abgerechnet.
Sind Warmmiete und Nebenkostenabrechnung dasselbe?
Fast. Die Warmmiete zahlen Mieter jeden Monat. Sie besteht aus der Kaltmiete, also der Grundmiete, plus Nebenkosten. Die Warmmiete ist praktische eine Vorauszahlung für die Nebenkosten an den Vermieter.
Mit der Nebenkostenabrechnung wird einmal im Jahr geprüft, ob die vorab gezahlten Nebenkosten tatsächlich ausgereicht haben. Danach gibt es entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung.
Welche Nebenkosten dürfen Vermieter auf den Mieter umlegen?
Welche Kosten als Betriebskosten gelten, regelt vor allem die Betriebskostenverordnung. Grundsätzlich umlagefähig, also anteilig vom Mieter zu zu zahlen, sind beispielsweise:
| Umlagefähige Betriebskosten | Nicht umlagefähige Kosten |
|---|---|
|
|
Vorsicht bei Hausmeisterkosten
Die Kosten für einen Hausmeister dürfen nicht automatisch vollständig auf die Mieter umgelegt werden.
Übernimmt der Hausmeister beispielsweise auch Reparaturen, Instandhaltungsarbeiten oder Verwaltungsaufgaben, müssen die darauf entfallenden Kosten herausgerechnet werden. Umlagefähig sind nur Tätigkeiten, die tatsächlich zu den laufenden Betriebskosten gehören.
Wartung oder Reparatur?
Diese Unterscheidung ist bei Nebenkosten besonders wichtig:
- Laufende Wartungskosten einer technischen Anlage können umlagefähig sein.
- Reparatur- und Instandsetzungskosten sind dagegen Sache des Vermieters. Muss beispielsweise eine Heizungsanlage regelmäßig überprüft oder gewartet werden, können entsprechende laufende Kosten zu den Betriebskosten gehören. Muss dagegen ein defektes Bauteil ersetzt werden, darf der Vermieter diese Reparatur nicht als Betriebskosten abrechnen.
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Kabelfernsehen: Seit Juli 2024 nicht mehr automatisch umlagefähig
Eine wichtige Änderung betrifft die Kosten für Kabel-TV. Bis Mitte 2024 konnten Vermieter die monatlichen Entgelte für einen gemeinschaftlichen Kabel- beziehungsweise Breitbandanschluss häufig über die Nebenkosten abrechnen.
Seit 1. Juli 2024 ist dieses sogenannte Nebenkostenprivileg beendet. Die laufenden monatlichen Entgelte für einen TV- oder Breitbandanschluss dürfen nicht mehr automatisch über die Betriebskosten auf alle Mieter verteilt werden. Mieter können vielmehr grundsätzlich selbst entscheiden, welchen Anbieter sie nutzen möchten.
Bestimmte laufende Kosten gemeinschaftlicher Antennen- oder Glasfaseranlagen können allerdings weiterhin umlagefähig sein.
Heizkosten: Was müssen Mieter prüfen?
Für Heiz- und Warmwasserkosten gelten besondere Regeln. In der Regel müssen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Der übrige Teil wird beispielsweise nach der Wohnfläche verteilt.
Mieter sollten deshalb überprüfen:
- Wurde der eigene Verbrauch berücksichtigt?
- Stimmt der angegebene Verteilerschlüssel?
- Ist die zugrunde gelegte Wohnfläche korrekt?
- Wurden die geleisteten Vorauszahlungen vollständig berücksichtigt?
Wird entgegen den Vorgaben der Heizkostenverordnung überhaupt nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, kann dem Mieter grundsätzlich ein Kürzungsrecht von 15 Prozent zustehen.
CO₂-Kosten: Vermieter müssen sich beteiligen
Seit 2023 werden die CO₂-Kosten bei vielen mit fossilen Brennstoffen beheizten Wohngebäuden zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Wie hoch der Vermieteranteil ausfällt, richtet sich bei Wohngebäuden grundsätzlich nach dem CO₂-Ausstoß pro Quadratmeter. Je höher die Emissionen des Gebäudes sind, desto größer ist in der Regel der Anteil, den der Vermieter übernehmen muss.
Der Vermieter muss in der Heizkostenabrechnung unter anderem ausweisen, welchen Anteil der CO₂-Kosten der Mieter trägt, wie das Gebäude eingestuft wurde und auf welchen Berechnungsgrundlagen die Aufteilung beruht.
Fehlen diese vorgeschriebenen Angaben oder wird der Mieteranteil nicht richtig bestimmt, kann der Mieter seinen Heizkostenanteil grundsätzlich um 3 Prozent kürzen.
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Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?
Der Vermieter muss die Abrechnung grundsätzlich spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen.
Beispiel: Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2025, muss die Nebenkostenabrechnung spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter eingehen.
Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderung mehr verlangen. Eine Ausnahme gilt, wenn er die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat.
Mieter wiederum können Einwendungen gegen die Abrechnung grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten nach deren Zugang geltend machen.
Mehr dazu: Welche Folgen eine verspätete Abrechnung hat, wann Forderungen verjähren und wie lange Nebenkosten rückwirkend verlangt werden können, erklären wir ausführlich in unserem Ratgeber: Nebenkosten rückwirkend einfordern: Welche Fristen gelten?
Nebenkostenabrechnung prüfen in 6 Schritten
Wer eine Nebenkostenabrechnung erhält, sollte sie nicht nur auf die Höhe der Nachzahlung prüfen. Entscheidend ist, wie der Betrag zustande kommt.
1. Mietvertrag prüfen
Sehen Sie zunächst nach, welche Betriebskosten laut Mietvertrag auf Sie umgelegt werden dürfen. Wenn im Mietvertrag steht, dass Mieter die Betriebskosten übernehmen, dürfen die dort vereinbarten Kosten abgerechnet werden. Sind nur bestimmte Nebenkosten genannt, gilt auch nur das, was im Vertrag steht.
2. Abrechnungszeitraum kontrollieren
Prüfen Sie, für welchen Zeitraum die Abrechnung gilt und ob sie rechtzeitig zugestellt wurde. Der Abrechnungszeitraum darf grundsätzlich nicht länger als 12 Monate sein. Zieht ein Mieter während des Jahres ein oder aus, verkürzt sich lediglich sein persönlicher Nutzungszeitraum. Der Abrechnungszeitraum des Gebäudes wird deshalb nicht verlängert.
3. Verteilerschlüssel überprüfen
Nicht alle Betriebskosten werden nach demselben Schlüssel verteilt. Ist nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten grundsätzlich nach der Wohnfläche verteilt. Kosten, die nach tatsächlichem Verbrauch oder Verursachung erfasst werden können, müssen diese Unterschiede berücksichtigen.
Prüfen Sie deshalb:
- Stimmt Ihre Wohnfläche?
- Wurde der richtige Verteilerschlüssel verwendet?
- Wurden verbrauchsabhängige Kosten korrekt erfasst?
4. Kostenpositionen kontrollieren
Vergleichen Sie die einzelnen Posten mit den umlagefähigen Betriebskosten. Besondere Aufmerksamkeit lohnt sich bei Positionen wie:
- Hausmeister
- Wartung
- sonstige Betriebskoste
- Versicherungen
- Kabel- und Telekommunikationskosten
Tauchen Reparaturen, Verwaltungsarbeiten oder Modernisierungskosten auf, sollten Sie nachfragen.
5. Heiz- und CO₂-Kosten prüfen
Bei den Heizkosten sollten Sie nicht nur auf Ihren Verbrauch achten. Kontrollieren Sie auch, ob der Vermieter seinen Anteil an den CO₂-Kosten berücksichtigt und die erforderlichen Angaben zur CO₂-Kostenaufteilung gemacht hat. Sind fernablesbare Messgeräte vorhanden, müssen Nutzern zudem grundsätzlich monatliche Verbrauchsinformationen zu Heizung und Warmwasser zur Verfügung gestellt werden.
6. Vorauszahlungen abgleichen
Prüfen Sie, ob die Summe Ihrer monatlichen Vorauszahlungen in der Abrechnung stimmt. Schon ein kleiner Fehler kann dazu führen, dass die Nachzahlung zu hoch ausfällt.
Tipp: Vergleichen Sie die Kosten mit der Abrechnung vom Vorjahr. Größere Unterschiede sind nicht automatisch falsch, sollten aber genauer geprüft werden.
Darf ich die Rechnungen des Vermieters einsehen?
Ja. Der Vermieter muss Rechnungen und andere Belege nicht automatisch zusammen mit der Betriebskostenabrechnung verschicken. Mieter haben aber das Recht, auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege zu erhalten. Der Vermieter darf die Unterlagen auch elektronisch, also per Mail, zur Verfügung stellen. Die Belegeinsicht ist beispielsweise sinnvoll, wenn hohe Hausmeister-, Gartenpflege- oder Wartungskosten nicht nachvollziehbar sind.
Was tun bei einer falschen Nebenkostenabrechnung?
Wer einen Fehler vermutet, sollte den Vermieter möglichst konkret darauf hinweisen und um Prüfung beziehungsweise Erläuterung bitten.
Typische Fehler in Nebenkostenabrechnungen
- ein falscher Abrechnungszeitraum
- eine falsche Wohnfläche
- ein fehlerhafter Verteilerschlüssel
- nicht umlagefähige Kosten
- falsch berücksichtigte Vorauszahlungen
- unklare Hausmeister- oder Wartungskosten
- eine fehlerhafte Heizkostenabrechnung
- eine nicht korrekt berücksichtigte CO₂-Kostenaufteilung
Mieter können außerdem Belegeinsicht verlangen. Bei hohen Nachforderungen oder komplizierten Streitfällen kann eine Beratung durch einen Mieterverein, eine Verbraucherzentrale oder einen Fachanwalt für Mietrecht sinnvoll sein.
Was tun bei dauerhaft hohen Nachzahlungen?
Fällt die Nachzahlung regelmäßig hoch aus, kann es sinnvoll sein, die monatliche Betriebskostenvorauszahlung anzupassen. Wann das sinnvoll ist und wie sich eine angemessene Vorauszahlung berechnen lässt, erklären wir in unserem Beitrag Nebenkostenvorauszahlung anpassen »
Können Mieter Nebenkosten von der Steuer absetzen?
Ja, bestimmte in der Nebenkostenabrechnung enthaltene haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen können steuerlich berücksichtigt werden. Mehr erfahren Sie in unserem Ratgeber: Welche Nebenkosten kann ich als Mieter von der Steuer absetzen?
Fazit: Nebenkostenabrechnung lohnt sich zu prüfen
Nicht jede hohe Nebenkostenabrechnung ist automatisch fehlerhaft. Trotzdem lohnt es sich, die einzelnen Positionen zu kontrollieren.
Besonders wichtig sind der Abrechnungszeitraum, der Verteilerschlüssel, die umlagefähigen Kosten, die eigenen Vorauszahlungen und die Heizkosten. Seit einigen Jahren sollten Mieter zusätzlich auf die CO₂-Kostenaufteilung achten. Und seit Juli 2024 dürfen die früher üblichen laufenden Kabel-TV-Gebühren nicht mehr automatisch über die Nebenkosten abgerechnet werden.
Sind einzelne Beträge unklar, können Mieter Einsicht in die zugrunde liegenden Belege verlangen.
